"1С:Управление небольшой фирмой 8" + "1С:Бухгалтерия 8" - гармония управленческого и бухгалтерского учета

Ни для кого не секрет, что перед бухгалтером и руководителем стоят разные задачи применительно к ведению учета.

Во-первых, режим ввода данных в информационную базу. Если для бухгалтерского учета допустимо внесение информации в базу непосредственно перед тем, как бухгалтер приступит к подготовке отчетности, то для целей управления важно, чтобы информация появлялась в базе в оперативном режиме – в момент совершения операции. Во-вторых, как известно, даже при идеальном ведении бухгалтерского учета возникают проблемы с оперативным получением отчетности. Бухгалтерия подводит итоги в четко установленные законом периоды, а руководитель предприятия нуждается в ежедневной (и даже ежеминутной) оценке событий. Кроме того, если говорить о малом бизнесе, то зачастую бухгалтер работает в удаленном доступе, что ставит под сомнение саму возможность оперативного предоставления данных в нужный момент времени.В-третьих, для перевода бухгалтерских данных в нужную директору форму необходима некая процедура "перекодировки" данных. Поэтому для перевода со своего профессионального языка на "директорский" бухгалтеру приходиться выполнять довольно трудоемкие задачи: перетаскивать данные в табличный редактор, менять терминологию, проводить дополнительные группировки и пр., что не способствует повышению эффективности работы специалиста.

Для того, чтобы наладить учет наилучшим образом, фирма 1С рекомендует использовать для регламентированного учета и подготовки отчетности "1С:Бухгалтерию 8", а для целей управления – программу "1С:Управление небольшой фирмой 8" (1С:УНФ). В этой программе реализовано все самое необходимое для ведения оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятии, при этом программа доступна по цене малым предприятиям. Решение не перегружено излишним функционалом, его можно легко настроить на особенности компании – все это обеспечивает возможность "быстрого старта" и удобство ежедневной работы.

Наличие в конфигурации "Управление небольшой фирмой" всех данных, необходимых для управления предприятием. Наличие в конфигурации “Бухгалтерия предприятия” всех данных, необходимых для регламентированного учета и сдачи отчетности.

Бухгалтера работают в конфигурации "Бухгалтерия предприятия".Менеджеры работают в конфигурации "Управление небольшой фирмой".

В УНФ предусмотрено оформление практически всех первичных документов торгового, складского и производственного учета, а также документов движения денежных средств. Механизм обмена данными позволяет автоматически выгружать необходимые для ведения регламентированного учета справочники и первичные документы из "1С:Управление небольшой фирмой 8" в "1С:Бухгалтерию 8". Использование этого механизма обеспечивает оперативный доступ к информации для менеджеров и, одновременно, снимает с бухгалтера задачу по введению в базу первичных документов. Таким образом, бухгалтеру не нужно повторно вносить эти документы в свою баз, что позволит бухгалтеру в большей мере сосредоточиться на более ответственных задачах, связанных с вопросами законодательства, налогообложения и взаимодействия с налоговыми органами.

Использование двух программ позволит бухгалтеру единолично владеть бухгалтерской базой и не отвлекаться на "ляпы" менеджеров. Бухгалтер всегда будет уверен в чистоте своей базы.После настройки правил обмена, работа в обеих конфигурациях проводится параллельно. Менеджеры в конфигурации УНФ оформляют документы, вводят информацию о новых клиентах. Бухгалтер в "1С:Бухгалтерия 8" оперативно получает информацию обо всех произведенных изменениях.Немаловажно, что использование двух раздельных программ позволит бухгалтеру единолично владеть своей информационной базой и исключить влияние «ляпов» менеджеров на свою работу.

Программа "Управление небольшой фирмой" предлагает широкий спектр отчетов, охватывающих все аспекты хозяйственной деятельности организации.

Использование двух программ позволит бухгалтеру не заниматься "раскодированием" бухгалтерской информации для руководителя. Отчеты, формируемые в УНФ, выглядят "по-человечески" – программа предоставляет всю информацию руководителю в привычном для человека, не знающего бухгалтерского и налогового учета, виде.

"1С:УНФ" помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам – новые возможности для продуктивной ежедневной работы.С программой можно работать через Интернет. Любой пользователь, где бы он не находился, имеет возможность вносить данные и получать отчеты так же, как будто он находится в офисе. Это обеспечивает высокую актуальность информации – например, можно непосредственно после переговоров в другом городе внести в базу информацию о заказе для производственного отдела, или оформить запрос на подготовку коммерческого предложения для менеджера по продажам, или направить договор на согласование с бухгалтерией.

На примере автоматизации управленческого учета рассмотрим некоторые функциональные возможности 1С:УНФ. Предположим, третьего числа в фирму "Спорткомплекс Плюс", которая специализируется на производстве, продаже и установке спортивных комплексов, позвонил представитель детского клуба "Солнышко". Клиента интересуют цены на монтаж и установку спортивных комплексов, а также требования к помещению. Информацию руководству детского клуба "Солнышко" нужно предоставить до седьмого числа.

Сотрудник отдела продаж регистрирует это событие в документе, которое так и называется "Событие". В документе отражается тема, содержание, ответственный. Указывается потенциальный клиент и его контакты.

Сотрудник отдела продаж на его основании создает задание на работу сотруднику производственного отдела. Указывает, что нужно сделать и в какие сроки. Таким образом, программа позволила выполнить сотруднику всю цепочку действий предпродажной работы, переходя из одного документа в другой, делая основную работу за него.

Кроме того, программа отразила все планы в списке событий, который руководитель регулярно просматривает. Из него руководитель видит, чем занимаются сотрудники. Встав на строку с нужным событием, руководитель может посмотреть подробности этого события.Процесс переговоров, связанный с обсуждением предложения, может быть более продолжительный, чем в нашем примере. Регистрация всех событий позволит сохранить историю переговоров, понять какие причины повлияли на принятие или не принятие положительного решения клиентом, включиться в работу другому сотруднику в случае отсутствия ответственного сотрудника.

Также программа включила планируемые события в "Календарь сотрудника", что дает сотруднику не забыть выполнить обещанное, а руководителю – возможность контролировать, как планируют свое рабочее время сотрудники и исполняет ли компания в срок свои обещания потенциальным клиентам.

Формируем задание на основании предыдущего документа. Программа автоматически заполняет форму документа. Кроме того, программа рассчитала сроки изготовления комплекса – 3 дня, начиная с 10 числа, исходя из данных справочника Номенклатура и определила потребность в материалах на основе данных спецификации. В результате производственный отдел получает задание на изготовление спортивного комплекса.Каждый заказ на производство определяет не только планируемые сроки изготовления и состав необходимых комплектующих, но также какая продукция и в каком количестве должна быть произведена.

Форма Расчет потребностей в запасах предлагает автоматически сформировать заказы поставщикам. Здесь программой предложен выбор поставщиков с указанием их цен. Галочкой выбираются поставщики по каждой номенклатурной позиции и в результате формируются заказы поставщикам.После того как по данным заказам поступят запасы, производственному отделу можно приступать к работе.И тут перед руководителем встает новая задача - оптимально распределить ресурсы предприятия.

На рассматриваемом предприятии работа по сборке крепежных узлов спортивного комплекса выполняется с помощью автомата сборки. У каждого ресурса предприятия, в том числе и у автомата сборки, может быть свой рабочий график, в котором указано рабочее время и мощность загрузки оборудования, т.е. количество заданий, которое может исполняться в единицу времени. В рассматриваемом примере автомат сборки в единицу времени исполняет только одно задание.При оформлении заказа на производство планировалось использовать автомат сборки 10 числа с 12 до 14:30. Специальная форма Планировщик сводит вместе все данные и показывает, правильно ли распланирована загрузка ресурса.Красными штрихами программа в данном случае подсказывает, что загрузка ресурса спланирована не правильноДействительно, сборочный автомат в это время работает для исполнения заказа фитнес-центра. Но мы видим, что в это время простаивает дополнительный автомат сборки, а также что основной автомат до 11 часов свободен. Поэтому остается принять решение, какой вариант предпочтителен, и перепланировать загрузку оборудования, путем внесения изменений в заказ на производство.Этот простой пример продемонстрировал реальную рабочую ситуацию и средства программы, помогающие ее выявить и исправить.

Следующий этап - выпуск продукции и оприходование ее на склад. Факт выпуска продукции фиксируется документом "Производство".Отгрузка готовой продукции оформляется в программе "Расходной накладной". В результате этого действия продукция фактически отгружается со склада и изменяется состояние взаиморасчетов с покупателями.Сложившаяся практика управления такова, что наиболее жестко всегда контролируется план продаж. И это понятно, поскольку исполнение плана продаж напрямую связано с получением дохода.

Программа позволяет вести планирование продаж. Планы продаж могут составляться в любом количестве, с любой степенью детализации и достоверности: оптимистическое или пессимистическое планирование и т.п.

В отчете План-фактный анализ продаж указаны планируемые продажи, фактические продажи, а также отклонения – в натуральных и стоимостных показателях, и процентах. Отчет поможет руководителю проанализировать причины отклонения от плана и принять правильные управленческие решения.Рассмотренный нами пример наглядно продемонстрировал, каким образом в единую базу заносятся первичные документы всех подразделений предприятия и возможность руководителя контролировать и анализировать работу фирмы в любой момент времени.

Одним из элементов экономической управленческой стратегии руководителя предприятия, безусловно, является мониторинг себестоимости того или иного вида выпускаемой продукции или оказываемых услуг.Программа УНФ предоставляет возможности для анализа данных о фактической себестоимости продукции (товаров, работ, услуг) вплоть до конкретной номенклатурной позиции конкретного заказа покупателя. Но и на этом возможности программы не заканчиваются.

С чего, как правило, начинается рабочий день директора? Первое – нужно посмотреть, какие поступления сегодня ожидаются, и уточнить у главного бухгалтера, пришли ли деньги.Второе – согласовать, сколько, кому и за что заплатить. Обычно, заявки на расходование денег поступают от сотрудников в письменном "от руки" виде – из канцелярии на закупки хозяйственных товаров, из коммерческого отдела на закупки материалов и оборудования для обеспечения заявок, из бухгалтерии – на налоги, арендные платежи и пр.Ежедневное планирование денежных средств является одной из ключевых функций оперативного управления предприятием.

Задачи по планированию денежных средств в программе "1С:Управление небольшой фирмой" выполняются с помощью платежного календаря.Платежный календарь представляет руководителю совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. При его составлении контролируется соблюдение бюджетной дисциплины. Так, заявка на платеж, превышающая бюджетные лимиты по данной статье движения денег, просто не может быть исполнена.В начале располагается информация о просроченных платежах.Следом за просроченными платежами располагаются данные о запланированных платежах, что, собственно, и составляет главный смысл платежного календаря. Здесь руководитель может видеть как сами суммы планируемых платежей, так и предполагаемый остаток средств на расчетных счетах и в кассах с учетом этих платежей. В случае, когда в календаре присутствуют отрицательные остатки, директору необходимо внести изменения в планы платежей.

"Управление небольшой фирмой" предлагает удобные инструменты для контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью.

Анализ состояния расчетов с покупателями и поставщиками можно провести и с использованием форм Расчеты с покупателями и Расчеты с поставщиками. Здесь в наглядном виде представлены суммы задолженности покупателей и поставщикам, структура задолженности.Дебиторы. Диаграмма и дополняющая ее таблица отражают общий размер задолженности контрагентов перед компанией. С помощью диаграммы можно оценить также процентное соотношение долга каждого контрагента и общей суммы задолженности.Дебиторская задолженность по срокам.С помощью диаграммы и таблицы можно получить представление о том, какой процент в ее общей сумме составляют давние и относительно новые задолженности.Динамика задолженности дебиторов.График отражает изменение общей величины дебиторской задолженности за заданный период.Для анализа расчетов с поставщиками имеется также аналогичная форма Расчеты с поставщиками.

Учет рабочего времени сотрудников;Расчет и выплата управленческой заработной платы по сдельной или повременной системе;Ведение кадрового учета в минимально необходимом объеме;Учет основных и нематериальных активов.

Всем известна истина, что каждый должен заниматься своим делом. Только в этом случае выполнимы поставленные цели и задачи.Так и в малом бизнесе: если бухгалтерский учет будет вестись в бухгалтерской программе, а управленческий учет в управленческой, - каждый, решая свои задачи, но взаимодействуя друг с другом, - то в этом случае будут созданы все условия для продуктивной работы, как сотрудников фирмы, так и руководителя.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎