Кассовые операции: как оформить приходные и расходные документы, порядок обслуживания физических лиц, учет денежных средств

Это актуально для любого экономического субъекта, через которого проходит наличность. Он обязан использовать онлайн-ККТ, причем строго по актуальным нормативам, которые периодически обновляются.

Важные изменения закона

Последние из них проведены 19 августа 2021 года. Это было редактирование указаний ЦБ РФ 3210-У от 11 апреля 2014. Посмотрим, к чему они сведены, что наглядно показывает следующая таблица:

Пункт правок Суть нововведения П 5.2 неактуален ПКО и РКО снова заполняют после соответствующих кассовых операций, руководствуясь фискальными документами согласно 27 абзацу статьи 1,1 ФЗ № 54 от 22 мая 2003. П 5.1 Когда ПКО составляется в электронном виде, вноситель средств вправе затребовать еще и квитанцию – на указанный им email. П 6.1 Проверка на предмет наличия подписей всех ответственных лиц осуществляется при заполнении бланка в бумажном виде. П 6.2 Получатель наличных должен поставить цифровую подпись, если РКО проводится в режиме онлайн. П 6.3 Если подотчетное лицо действует по приказу, нет необходимости составлять отдельное заявление. П 6.3 – утрата силы абзаца № 3 Аванс допустимо выдавать даже тогда, когда предыдущий долг еще не погашен.

Последняя редакция указаний 3210-У привела к серьезному изменению дисциплины.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

на должностных лиц — от 3 000 до 4 000 рублей;
на юридических лиц — от 30 000 до 40 000 рублей.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник.

Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что, добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2021 года обязывает эти лимиты строго соблюдать. Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.).

Превышение лимита расчетов наличными

С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

За несоблюдение процедуры обращения с наличными средствами предусмотрены штрафы, согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

от 40 до 50 тыс. руб. для юр. лиц (организаций);
от 4 до 5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП.

Дела, которые связаны с несоблюдением Указания ЦБ РФ, входят в компетенцию налоговых органов (ст. 23.5 КоАП РФ).

Порядок планирования операций с наличностью и их ведения

Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:

Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.

Проводки при бухгалтерском учете наличности

Учитывают наличные деньги на счете 50 “Касса”, к нему можно открывать субсчета. Приведем примеры самых частых проводок при работе с наличностью.

Дт 50 “Касса” Кт 90 “Продажи” — покупатель оплатил наличностью товары.
Дт 50 “Касса” Кт 71 “Расчеты с подотчетными лицами” — сотрудник вернул остаток средств после выполнения поручения или командировки.
Дт 57 “Переводы в пути” Кт 50 “Касса” — наличность инкассировали в банк.
Дт 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” Кт 50 “Касса” — выплатили зарплату из кассы.
Дт 60 “Расчеты с поставщиками” Кт 50 “Касса” — оплатили поставку товаров.

Ведите учет наличных средств с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. Система поможет оформить все необходимые документы, предложит верные проводки и правильно учтет расходы и доходы. Все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно две недели.

Готовые решения для всех направлений

Магазины Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Унифицированные бланки

Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:

ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
книга;
платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).

Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:

журнал регистрации данных счетчиков;
сами показания;
справки-расчеты;
акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
выписки о вызове технических специалистов.

Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.

Контроль над соблюдением кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины обязательно для всех сотрудников, которые связанны с выполнением кассовых операций. Контроль над работой операционной кассы должен осуществлять главный бухгалтер (если предусмотрен в штате) или руководитель организации или ИП.

Что стоит контролировать в работе кассира-операциониста, чтобы избежать административных наказаний и выездных налоговых проверок (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I):

Выручка в кассе должна быть оприходована в полном объёме и вовремя.
Остаток наличных денег в кассе не должен превышать установленного лимита.
Должен соблюдаться лимит расчётов наличными.
Обязательная выдача кассовых чеков и БСО.
Фактические денежные средства в кассе должны соответствовать суммам, которые указаны в документах.
С кассы не должны выдаваться крупные денежные суммы под отчёт на длительные сроки.
Для проведения кассовых операций должен использоваться разрешенный, исправный и соответствующий всем требованиям ККТ.

Что проверяют фискальные службы?

Выездная проверка кассовой дисциплины назначается руководителем ИФНС в установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н порядке.

Проверяющим предоставляется полный доступ к онлайн кассе (её пароли и доступ к наличным деньгам). Также проверяющие вправе запросить любые документы, которые имеют отношение к предмету проверки.

В ходе проверке изучаются:

все документы, которые использовались при оформлении кассовых операций;
отчёты фискальной памяти;
документы, подтверждающие приобретение, регистрацию и обслуживание кассового аппарата;
учётные регистры хозяйственных и бухгалтерских операций;
авансовые отчёты;
приказ на лимит остатка в кассе.

Пакет и правила оформления кассовых документов в бухгалтерии

Все, что утверждено в уже упомянутом постановлении № 88, также внесено в Общероссийский классификатор ОК 011-93. Нюансы мы рассмотрим ниже, но сначала отметим, что для ИП есть определенные исключения.

Так, индивидуальные предприниматели не обязаны составлять ПКО и РКО – об этом ясно говорит НК РФ, – но могут их заполнять по желанию, для своего удобства. И практика показывает, что это стоит делать – для лучшего контроля перемещения финансов в пределах компании. В таком случае им следует соблюдать те же нормы, которые установлены ЦБ РФ и актуальны для организаций других ОПФ.

Теперь подробнее рассмотрим конкретные унифицированные бланки.

Кассовая (КК) и ее виды

Если приходные и расходные операции отражают движение средств, то она помогает их фиксировать и систематизировать. По ОКУД ее код 0310004, ее допустимо вести в одном из двух вариантов – ниже их особенности.

Бумажная

Каждый ее лист должен быть пронумерован главбухом предприятия, причем до начала заполнения. На бумаге, которая скрепляет ее страницы, обязаны стоять подписи директора компании и все того же главного бухгалтера, а в ситуации с ИП еще и печать фирмы.

Электронная

Важно, чтобы она не только отражала транзакции и факты их сохранения, но и была надежно защищена от стороннего доступа и подделки данных. Поэтому каждую внесенную в нее запись ответственным лицам необходимо заверять своими цифровыми подписями (ЭЦП).

Оформление денежных и кассовых документов должно осуществляться и на физическом носителе. Поэтому главе фирмы следует принять решение о том, с какой периодичностью распечатывать ее листы. Промежуток допускается любой, но обычно используют 4 вариант: единожды в день, неделю, месяц и, соответственно, квартал.

Полученные в итоге бумаги подшиваются в специально предназначенную папку – чтобы полностью собрать годовую КК. Это необязательно делать лишь ИП, но индивидуальный предприниматель все равно должен периодически проверять, ставят ли его подчиненные свои ЭЦП там, где необходимо. Данных реквизитов может не быть только в том случае, если за сутки не проведено ни одной транзакции – тогда нужно просто продублировать предыдущий размер остатка.

Как оформить КК

Общий порядок ее ведения следующий:

Кассир вписывает в нее все операции с наличными денежными средствами, поступившими на баланс компании; деньги, полученные от контрагентов, отражаются в другом документе, который заполняют сами вносители. Сведения он берет из ПКО и РКО и сверяется с ними же в конце рабочего дня – чтобы исключить ошибки.
Ответственное лицо подтверждает актуальность информации с помощью обычной или цифровой подписи, фиксируя тем самым сумму остатка.
Главбух или глава фирмы убеждается, что данные совпадают, и визирует этот факт своей ЭЦП.

Нумерацией обязаны обладать обе версии КК, а не только бумажная. В электронном варианте страницы отсчитываются автоматически – их хронологически проставляет программа.

Забота о ведении и сохранности книги ложится на плечи главного бухгалтера. Если его временно нет на месте – в связи с отпуском, командировкой, больничным или по другой причине, – эта обязанность переходит к директору. Если он отсутствует как штатная единица – тоже к руководителю.

К приходным кассовым операциям относятся все поступления наличных – вот их и фиксирует данный ордер, подтверждая, что ответственное лицо получило деньги, и отражая происходящие в течение рабочего дня дебетовые процессы. По ОКУД он обладает номером 0310001. Должен содержать 4 обязательных элемента:

№ регистрации;
полное наименование организации или ее филиала/отдела;
дата создания;
проводка (корреспондирующий счет).

Составлять его можно и в бумажном, и в электронном варианте, как удобнее. Но сдавать его необходимо строго в чистовом виде – любые помарки, опечатки, ошибки, исправления или корректировки недопустимы.

К расходным кассовым операциям относятся все списания наличных с баланса фирмы – их данный ордер и фиксирует. Его цель – показать изменения и помочь легально их провести. По ОКУД он обладает номером 0310002.

Выдавая наличность, работник обязан спросить подтверждение личности и проверить расписку у покупателя, причем:

заполнить эту бумагу человек должен от руки;
сумму следует указать прописью, а если она с копейками, то внести их цифрами;
если финансы предоставляются по доверенности, в РКО необходимо указать Ф. И. О. поручителя.

Реквизиты вносит ответственное лицо, но заверяет только главбух, а глава фирмы ставит свою подпись. Обязательные элементы у этого бланка те же, что и у ПКО.

Книга учета денежных средств

Она является ответом на вопрос о том, какими документами оформляются кассовые операции между подчиненными и старшим кассиром. Последний ее и ведет, хотя в небольшой компании ее наличие не является обязательным. Но по ОКУД она обладает номером 0310005, а заполнять ее нужно по следующей простой схеме:

Уполномоченное лицо выдает в начале дня некий объем финансов своим младшим сотрудникам, что они подтверждают росписями.
В конце смены остатки возвращаются, что также отражается, но уже реквизитом предоставлявшего их человека.

Обычно сдача осуществляется в специальных конвертах, на обороте которых работники указывают точные суммы. Ответственность за контроль и сверку информации лежит на главбухе, хотя он вправе перепоручить ее кому-то еще, но с разрешения вышестоящего руководства. ИП может решать эту задачу лично или доверить ее какому-нибудь ответственному специалисту.

Расчетно-платежная ведомость

Помогает упростить документальное оформление и порядок ведения, учет кассовых операций. Отражает такие показатели каждой штатной единицы:

часы отработанного времени;
положенные сотруднику начисления;
размеры выполненных удержаний.

По ОКУД она обладает номером 0310009. Предназначена для внутреннего пользования, поэтому составляется в единственном экземпляре, главбухом. Должна давать представление не только о зарплате, но и о премиях, надбавках, штрафах, соцвыплатах.

Создается следующим образом:

на титуле указывается общая сумма;
напротив Ф. И. О. тех сотрудников, которые не успели получить причитающееся, ставится о;
в завершающей графе – размер уже осуществленных выплат, для дальнейшего заполнения РКО;
отдельной строкой – оставшиеся долги.

Платежная ведомость

Помогает соблюдать порядок оформления кассовых документов и перечисления средств персоналу. По ОКУД обладает номером 0301011. Составляется по той же схеме, что и предыдущая. За нее ответственен главный бухгалтер, а в случае его временного или постоянного отсутствия – руководитель организации. Сдавать ее следует без помарок, ошибок, неточностей и правок.

Актуальные бланки

С переходом на онлайн-ККТ были упразднены многие, но не все бумаги. Те, что остались, удобны, так как унифицированы и упрощают создание отчетности при выдаче финансов на командировки, закупку сырья и прочие расходы.

Образец РКО

Помогает отразить затраты на любые нужды.

Пример ПКО

Позволяет зафиксировать поступления – как от банка или контрагентов, так и от сотрудников предприятия.

Фискальные документы

Они несколько расширяют понятие кассовых операций: это те бланки и чеки, которые ККТ создает в соответствии с форматом, утвержденным ФЗ № 54. К ним относят:

Отчеты – о регистрации и изменении ее параметров, об открытии и закрытии смены, о покупке товара и коррекции, о блокировке ФН, о текущем состоянии.
Подтверждение от ОФД – его уже составляют не контрольные машины, а сам оператор, своими техническими средствами.

Рабочий день поделен на смены, каждая из которых не может длиться более 24 часов (иначе реквизиты просто не будут правильно вписываться, что приведет к появлению ошибок оборудования). Это единственное ограничение, накладываемое Федеральным Законом № 54, других не предусмотрено.

Отчет о закрытии смены

Обязательный документ при стандартном порядке кассового обслуживания физических лиц, так как является основанием для оформления ПКО, одного или нескольких, и записи в КК. В нем приводятся все данные о поступлениях, по которым осуществляются проводки о полном или частичном погашении при реализации продукции или сервисов, а также о предоплате.

Учет операций, которые проводятся через ККТ

Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ — кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.

Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.

Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.

Расходные операции бывают двух типов:

Выдача денег из кассы сотруднику организации.
Возврат денег покупателю.

В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.

Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.

Покупатель купил товар за наличные денежные средства и вернул его в тот же день. В этом случае деньги покупателю возвращаются из кассы, кассир пробивает чек с признаком расчета «возврат прихода», а данные об операции сразу направляются в ФНС.
Покупатель купил товар за наличные и возвращает его в другой день. Кассир должен отыскать в памяти ККТ нужную смену за последние 14 дней, найти чек, выбитый при реализации этого товара и произвести возврат чека. Средства возвращаются покупателю из кассы, а в ФНС направляется чек с признаком «возврат прихода».
Покупка оплачивалась банковской картой, и на нее же будет произведен возврат. Эта ситуация несколько сложнее, поскольку автоматически сделать возврат могут не все терминалы. В этом случае все делается в несколько этапов:
по данным РКО составляется платежное поручение;
по платежному поручению деньги возвращаются на счет покупателя с расчетного счета продавца или из его наличных средств (в данном случае под наличными средствами понимается не денежный ящик ККТ, а операционная касса, например, наличность в сейфе).

Использование ККМ в 2021 году

Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.

Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:

отвечать на запросы ИФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
сообщать, что они не используют ККМ и/или выявили ее неисправность – в тот же срок;
уведомлять об обнаруженных нарушениях и о своем несогласии с найденными расхождениями – на протяжении рабочей смены, не позже.

Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.

У кого есть послабления в ведении кассы

Индивидуальные предприниматели имеют право вести кассовые операции в упрощенном порядке:

не устанавливать лимит остатка денег в кассе (п. 2 Указания N 3210-У);
использовать выручку в личных целях без ограничений (п. 1 Указания N 5348-У);
если ведут книгу доходов и расходов, могут (пп. 4.1, 4.6 Указания N 3210-У): не вести кассу,
не оформлять кассовые документы.

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия могут не устанавливать лимит остатка денежных средств (п. 2 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Для этого необходимо закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что организация или ИП не устанавливает лимит остатка денег в кассе. Если этого не сделать, лимит в кассе будет равен нулю.

В целях применения Указания ЦБ РФ N 3210-У к малым предприятиям относятся юридические лица, отнесенные к малым предприятиям и микропредприятиям в соответствии с критериями, установленными Федеральным законом от 24.07.2007 N 209-ФЗ. Налоговыми органами ведется Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, где можно посмотреть категорию своего предприятия:

микропредприятие;
малое;
среднее.

Узнать подробнее о малых предприятиях

Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

См. также:

Обновлен порядок расчета наличными
Первичные документы по кассе
Денежные документы: законодательство

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Счета учета и аналитический учет кассовых операций: законодательство и 1С В данной публикации описываются основные счета учета кассовых операций и…
Изменения подотчета и кассовых операций с 30.11.2020 ЦБ изменил с 30 ноября правила подотчета и кассовых операций….
Разъяснен порядок учета операций по изменению кадастровой оценки земельных участков Минфин в Письме от 29.05.2020 N 02-06-10/45902 разъяснил, что изменение…
Порядок проведения инвентаризации: законодательство В статье рассматривается: порядок подготовки к инвентаризации; случаи; сроки ее…

Что делать, если ККМ неисправна

При массовых сбоях разрешено осуществлять продажи без задействования контрольных машин. Если после восстановления работоспособности вы создадите коррекционный чек (КЧ), никаких санкций наложено не будет.

Когда же из строя выйдет единственный аппарат, придется выдавать каждому покупателю бумажное подтверждение оплаты, а при нормализации ситуации:

письменно объяснить ИНФС, что произошло;
приложить КЧ по всем осуществленным операциям.

Чтобы обезопасить свое предприятие от поломок, допустимо купить запасную ККТ.

Общая организация при ведении кассовых операций

Правильная дисциплина обязательна к выполнению. И ЦБ РФ устанавливает, по какой схеме она должна быть реализована, с помощью указаний № 3210-У. В соответствии с ними нужно последовательно уделять внимание ряду ключевых моментов – рассмотрим их.

Лимит остатка

Прежде чем проводить транзакции, следует определить, какая максимальная сумма может оставаться на хранении на момент закрытия смены. Ее можно задать самостоятельно, выбрав по размеру запланированных валютных потоков и подтвердив приказом. Для филиалов и независимых подразделений эти пределы определяются отдельно, после чего подсчитывается общий.

Собирать деньги сверх этой цифры запрещено, кроме случаев работы в праздники (выходные) или дней выдачи зарплат, премий, пособий.

Расчетные виды кассовых операций

Осуществляются уполномоченным работником, назначенным приказом и знающим свои должностные инструкции (обязан подтвердить это подписью). При большом объеме задач таких сотрудников может быть несколько, при малом допустимо, чтобы подобные вопросы решал директор предприятия, а бухгалтерию разрешено поручить аутсорсерам.

Все транзакции должны быть зафиксированы с помощью РКО и ПКО, в КК, ведомостях и других обязательных бумагах, утвержденных Госкомстатом и направляемых на проверку как на физическом носителе, так и в электронном варианте.

Выдача разменной монеты

В начале и конце смены не должно быть вообще никакого остатка. Поэтому на старте рабочего дня старший из ответственных сотрудников оформляет РКО на соответствующую сумму и проводит его через КК, а в конце – ПКО с возвратом всех неиспользованных средств, вплоть до копейки.

Сначала о приятном

Спойлер: бумажной волокиты стало меньше.

Кассовый лимит

Организации и ИП – субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть на конец рабочего дня в кассе можно оставлять любую нужную сумму.

С 07.11.2020 налоговики обновляют реестр МСП ежемесячно. Так что сведения о новых субъектах малого бизнеса попадают в него оперативно.

Однако с окончанием 2021 года истек и мораторий на проверки кассовой дисциплины. Поэтому документы важно содержать в полном порядке. Если ваше предприятие решило не устанавливать лимит кассы, зафиксируйте этот факт приказом.

Порядок оформления кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляют приходными кассовыми ордерами (форма КО-1), а выбытие – расходными кассовыми ордерами (форма КО-2).

Оформить документы может кассир, а вот подписывать их должен главбух или руководитель. Все операции по приходу и выбытию наличных вносят в кассовую книгу (форма КО-4). Документы можно вести как на бумаге, так и электронным способом.

ИП вправе не оформлять перечисленные выше кассовые документы, если они ведут налоговый учет. То есть учитывают доходы, расходы, физические показатели – данные, которые нужны для правильного расчета налогов.

Организации и ИП теперь могут вести кассовые операции через автоматические устройства без участия кассира. Главное, чтобы устройство умело распознавать на банкноте не менее четырех защитных признаков. Полный список признаков приводить не будем, его можно посмотреть в п. 1.1. Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П.

При загрузке денег в устройство заполняют расходный ордер. А изъятие денег оформляют приходником.

Идентификация получателя

При выдаче денег кассир обязан убедиться, что выдает деньги лицу, указанному в расходном ордере или ведомости. Но теперь проверять паспорт не обязательно. Кассир сам может решить, какое подтверждение потребовать. Например: опознать получателя по водительским правам.

Депонирование зарплаты

Отметка о депонировании зарплаты в ведомости теперь не нужна. Если на предприятии установлен кассовый лимит, то через пять дней невыданную зарплату нужно сдать в банк. Если лимита нет, можно оставить деньги в кассе.

Готовые решения для всех направлений

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Сертификация для партнеров

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Что даёт онлайн касса?

Сейчас большинство налогоплательщиков должны пробивать кассовые чеки или выдавать бланки строгой отчётности. Таким образом, фискальные налоговые службы (ФНС) получили полный контроль в режиме реального времени над приходно-расходными операциями. И чтобы выявить нарушения, налоговому инспектору достаточно проанализировать отчёты о работе онлайн кассы.

Также, онлайн касса способна помочь и владельцу компании или ИП. В режиме реального времени можно проконтролировать наличие денежных средств в кассе, проверить наличие остатков товара на складе и др. Но для этого в компании должен быть грамотно организован бухгалтерский учёт кассовых операций.

Лимиты, цели расхода денег

Вы уже знаете, что относится к кассовым операциям, а теперь обратите внимание, что полученную в их результате выручку разрешено направлять только на решение следующих задач:

выдача зарплат и пособий;
страховые премии и возмещения;
оплата товаров (кроме ценных бумаг) и услуг;
возврат за продукцию или неполученный сервис (невыполненную работу);
передача средств подчиненным – под подпись;
направление финансов агенту банка.

Кроме того, ИП вправе делать траты на личные нужды.

Лимит подобных расчетов есть, и он составляет 100 тысяч рублей в рамках одного договора.

Различие между «кассой» и «ККМ»

Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги. В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.

Контроль и учет

Составление и визирование бумаг всех бланков осуществляют:

уполномоченное лицо;
главбух;
глава фирмы.

Первый, как непосредственный исполнитель распоряжений начальства, должен знать подписи и ЭЦП всех вышестоящих лиц. Также он несет материальную ответственность за вверенные ему деньги, о чем и заключает контракт на момент назначения на должность. В конце смены он обязан зафиксировать остаток, сверить его с фактической суммой, поставить свои реквизиты.

Главному бухгалтеру следует в точности знать, как оформить кассовые операции, ведь ему понадобится ежедневно контролировать КК на предмет расхождений с ПКО и РКО, а также заверять авансы и делать проводки, вести субсчета, готовиться к ревизии и многое другое. Если такого специалиста нет, а у руководителя нет времени или умений, стоит рассмотреть вариант с аутсорсом.

Упрощенные требования для представителей малого бизнеса и ИП

3210-У предусматривают определенные послабления в дисциплине для тех индивидуальных предпринимателей, которые подпадают под действие ФЗ № 209. Они вправе:

не задавать лимиты остатка;
не вести КК и необязательные бумаги;
не учитывать при налогообложении прибыль, траты и другие четко очерченные финансовые показатели.

Мы подробно рассмотрели проводимые операции и в качестве вывода обратим ваше внимание на один момент: первичные приходные и расходные кассовые документы отражаются в бухгалтерском учете. Это значит, что особенно важно сделать его прозрачным, чтобы вести его было максимально просто. И подходящий софт для этого вы найдете в каталоге «Клеверенс»: есть Mobile SMARTS для оптимизации бизнес-процессов, «Склад 15» для автоматизации ТСД и другие современные программы. Количество показов: 497

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎