Как выглядит указание руководителя
От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия решения.
Делопроизводство сегодня определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами» [1], т.е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив. В технологической цепочке работы с документами можно выделить следующие основные этапы: — прием и первичная обработка поступающих в организацию документов; — предварительное рассмотрение и распределение документов; — регистрация; — контроль за исполнением; — информационно-справочная работа; — исполнение документов, их составление, согласование, оформление; — отправка документов.
После первичной обработки и регистрации документ поступает к руководителю организации (структурного подразделения) для рассмотрения. Результат такого рассмотрения отражается в резолюции. Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение» [2 , с. 319]. Резолюция в основном носит директивный характер и содержит конкретные указания (рекомендации) дальнейшей работы для исполнителей, но может носить и ознакомительный характер. Резолюция — это небольшой, но весьма важный распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому рассмотрим необходимость его составления и правила оформления более подробно. Деятельность любой организации (независимо от объемов документооборота) представлена в разнообразных документах, столь же разнообразными могут быть и налагаемые резолюции. Однако следует выделить несколько основных правил, которых необходимо придерживаться при написании любых резолюций. 1) краткость; 2) ясность (исключение двусмысленности толкования отношения к изложенному в документе); 3) конкретность (что именно необходимо предпринять для исполнения документа); 4) адресность (указание об исполнении документа может распространяться как на одного, так и на нескольких лиц); 5) назначение ответственного за исполнение, срок и исполнения (как правило, на документе ставится одна резолюция, но возможно наличие и нескольких, если детализируется порядок исполнения документа, в этом случае для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за исполнение решения, который сможет в свою очередь привлечь к ответственности других сотрудников и проконтролировать исполнение документа). В зависимости от информации, содержащейся в документе, резолюции могут быть:
Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.17). Основными элементами резолюции являются: текст, подписи, даты.
Требования, предъявляемые к тексту
Для написания текста можно придерживаться следующей формулы: кому поручается (фамилия, инициалы исполнителя) — что поручается (характер и порядок решения вопроса) — срок исполнения.
Инициалы исполнителя обычно указываются после фамилии. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Если срок исполнения является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции его указывать не нужно. Стиль изложения должен быть предельно простым, лаконичным и деловым. Не стоит злоупотреблять восклицательными знаками, жирными подчеркиваниями и т.п. Повелительное наклонение в тексте резолюции — это норма, и будет рассматриваться таковой в том случае, если помимо должности в обязательном порядке будет указана фамилия и инициалы исполнителя. Выполнение этого правила не только позволяет проявить уважение к подчиненным, но и облегчит работу тому, кто будет пересылать документ исполнителю, так как по фамилии легче найти сотрудника в общем списке организации. Необходимо обратить внимание на то, что резолюция не должна содержать уже готового решения. К примеру, такая формулировка, как «разобраться и строго наказать», лишена смысла, так как надобность в разбирательстве перечеркивается второй частью резолюции. Правильнее будет сформулировать:
Не стоит злоупотреблять словом «срочно», а рассматривать сроки работы над документом реально, исходя из объемов работы, возможных согласований, технических условий.
Место расположения на документе
Резолюция проставляется на первом листе документа, как правило, в верхней части справа от реквизитов отправителя или на полях документа. Также она может располагаться ниже подписи отправителя, если документ состоит из одной страницы и снабжен сопроводительным письмом. Сброшюрованные документы подписываются на лицевой обложке ниже названия. Резолюция должна быть разборчивой, без сокращений (кроме устойчивых, принятых в документообороте), допустимо использование ручек с яркими чернилами. Резолюции ознакомительного и утвердительного характера как наиболее распространенные и краткие в целях ускорения процесса работы с документами допустимо наносить в виде специально изготовленных штампов. В ряде случаев, когда, например, на документе нет свободного места, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Так сказано в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, п. 2.6.15. Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия исполнения документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
Резюме на документах
На сегодняшний день понятие «резюме» применяется в основном в качестве характеристики на самого себя при устройстве на работу для предоставления работодателю. Однако стоит вспомнить и о резюме, как о разновидности письменного указания. Резюме пишется во всех тех случаях, когда наложение на документ резолюции по каким-либо причинам будет недостаточным, а сразу дать ход документу не представляется возможным, так как над ним необходимо еще основательно поработать. К примеру, изложенной в документе информации недостаточно для принятия решения, или аргументация изложенного вызывает сомнения, или представленный документ содержит большие объемы статистических данных, техническую информацию, освещает юридические вопросы, по которым необходимы дополнительные консультации, совещания и т.п. Резюме оформляется на отдельном листе (при необходимости на 2-3 листах) бумаги, прикрепляя последний поверх документа. Больший (по сравнению с резолюцией) объем позволяет дать более четкие и подробные указания для решения вопроса по существу. Стиль изложения может быть чуть более свободным, чем в резолюции, но по-прежнему деловым с соблюдением субординации. В резюме возможно изложение одного или нескольких наиболее предпочтительных вариантов действий. Однако, как и в резолюции, необходимо предоставить исполнителю возможность действовать самостоятельно. В случае необходимости в резюме могут быть указаны каналы получения служебной информации, обладание которой позволит выполнить задачу в более короткие сроки. Учитывая важность вопроса и личность исполнителя, руководитель может в нескольких фразах отразить свое отношение к информации, содержащейся в документе. В конце резюме, помимо обычных для резолюции подписи и даты, необходимо указать адреса и телефоны, по которым исполнитель может связаться напрямую с руководителем, с целью информирования его о состоянии дел либо уточнения каких-либо деталей. В случае, если в резюме указываются фамилии и телефоны коллег, партнеров, к которым следует обратиться исполнителю в ходе выполнения задания, то указанных лиц в обязательном порядке следует предупредить о возможном обращении.
Одностраничное резюме примерный образец
Г-ну Симакину Е.Ф.
Направляю Вам несколько рекламных писем медицинских центров для анализа условий предоставления медицинских услуг корпоративным клиентам. На основе данного анализа подготовить свои предложения по видам услуг и ценам с учетом скидок. А также рассмотреть условия действующего договора (в свете поступившей информации) на будущий год на тех же условиях с ОАО «Мастердент».
Прошу: 1. Внимательно ознакомиться с условиями. 2. Уточнить сумму затрат на предоставление медицинских услуг сотрудникам предприятия за прошлый год. 3. Вместе с главным бухгалтером подготовить предложения о возможном использовании средств на медицинские услуги с учетом других статей социального пакета сотрудников. 4. Дать задание ст. инспектору отдела кадров Зимину Е.В. до 12.11.2009 выяснить у сотрудников, пользовавшихся услугами ОАО «Мастердент», о качестве предоставленных услуг. 5. Свои предложения по данному вопросу подготовить к 10.00 15.11.2009 и предоставить заместителю по кадровым вопросам Михайлову И.И.