Выдача денег "под отчет" и возможные негативные последствия
Мой знакомый в силу специфики деятельности его организации (у них так принято) часто берет деньги "под отчет". Стоит отметить, что данные деньги он расходует действительно на те цели, ради которых деньги он и получает (по крайней мере, говорит так), и подтверждает это соответствующими документами (чеками). И он спросил меня недавно, возможны ли негативные последствия от такой "подотчетности"? Меня данный вопрос заинтересовал.
Выдача "под отчет" худо-бедно регулируется Положениием ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации".
П. 4.1. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.
Претензий вроде бы к знакомому по работе нет и все хорошо. Пока.
А всякое ведь бывает и могут завтра чеки "пропасть" у бухгалтера. И результатом (как я вижу) будет его обязанность "опять" предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами. А не предоставит - обязан вернуть полученные "под отчет" деньги?!
Про прием есть только норма про остаток.
П. 3.4. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001.
Но логично, вроде, следующее: подтверждения использования по назначению нет - значит вся сумма остаток. Верни обратно или используй (если то, что использовал по назначению ранее, не можешь подтвердить) в соответствии с целью выдачи (что означает опять совершить уже выполненное ранее действие, но уже, получается, за свои деньги надо будет выполнять, ну и принести полученный чек). А чеки могут и бесконечно "пропадать". Это совсем теоретически, конечно, но все-таки.
Можно, конечно, копии делать всех подтверждающих документов до передачи бухгалтеру. Но копии не панацея. Лучше уже, получается, совсем под отчет не брать :)
Или не всё так страшно?
Кстати, изучение выдачи денег "под отчет" раскрывает широкий спектр возможных злоупотреблений и переквалификаций в заем или, например, дарение. Интересный такой момент порядка ведения кассовых операций.
- 1018
- рейтинг 1
Похожие материалы
Комментарии (30)
Да, 'момент интересный'. Иногда у работников скапливаются весьма крупные суммы подотчётных денег. Напр., приходят на память закупки дикоросов, сельхозпродукции, мяса, рыбы у населения. Там многие миллионы наличности.
Итак, работник расписывается в получении денег. Тратит деньги. Заполняет авансовый отчёт, прикрепляет к нему подтверждающие расходы документы. Сдаёт всё это работодателю. На руках у него не остаётся ничего. И работник оказывается во власти работодателя. Во всяком случае, в острой материальной зависимости. Документально работник должен работодателю крупные суммы денег, тот же не должен ему ничего.
Некоторые наученные горьким опытом работники делают копию документации и сдают её работодателю под роспись. То есть, фактически получают доказательства возврата работодателю денег. Это может вызвать недовольство, обиды некоторых работников работодателя, но тут уж надо выбирать — или унизительная зависимость, риск Большого Попандоса, или испорченные отношения. Ну и. отчего же обиженные не выдают работнику деньги без расписки-то?
Анна, ну и тему вы затронули. советское наследие.В начале нулевых даже было уголовное дело именно на эту тему в управлении по особым делам; толи бух хитрый, толи работник шустрый попался. Чем кончилось - не знаю.
Тока в совке система была, когда роспись в журнале или последующий аванс снимал все претензии с работника за предыдущий. Нельзя было выдать новый аванс, пока не сдашь отчет, а журналы выдачи или приема были прошиты вышестоящим органом.Сейчас эта система не работает, а новой нету.
И это касается не только кассы. Учет ТМЦ тоже совковый, и тоже с этим же наследием.
31. В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций. (Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н)
Правда согласно ст.239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие нормального хозяйственного риска, либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Так что все держится на честном слове и великом русском "авось".
Это ненадлежащее хранение первичной документации. Ну, это я для себя, как вариант направления придумывал.
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ
У меня в судебной практике был аналогичный вопрос по возврату подотчетных сумм. В деле о банкротстве.
Финансовый директор организации чато получал деньги подотчет для выдачи зарплаты работникам обособленного подразделения. При этом в расходном кассовом ордере делалась запись "зарплата за такой то месяц". Зарплату он раздавал по ведомости, работники в ней ставили свои подписи, ведомость сдавалась в бухгалтерию. Никаких копий финдиректор себе не оставлял. Все, вроде бы, было нормально. До поры до времени.
Потом БАЦ! В организации началась процедура банкротства.
Конкурсному управляющему передали всю бухгалтерскую документацию. И управляющий подает заявление в рамках дела о банкротстве о признании недействительными "сделок по выдаче зарплаты финансовому директору" и взыскании всех полученных средств. К заявлению прилагает расходники с записью "зарплата за месяц". Ведомости, понятное дело, утаивает. Пишет: "согласно трудовому договору зарплата финдиректора такая-то, а получил он в 10 раз больше. Прошу признать недействительной сделку по увеличению зарплаты и применить последствия недействительности".
Долгое было дело. Допрашивали работников, бухгалтера. Была только одна зацепка - истечение срока исковой давности. Суд в удовлетворении иска отказал, но только по давности.
А что, если данную проблему попробовать экстраполировать на "взаимоотношения" покупателя и продавца: подходит приобретатель к кассе передает за товар деньги (под отчёт), а продавец ему вместо чека - а вы мне ничего не заплатили. Скандал!
Могут ли быть злоупотребления при выдаче денег "под отчёт". Несомненно, причём это может выражаться не только в возможности утаивания (утраты) отчётных документов или подотчётных сумм, но и поддделке подписей, предоставлении подложных документов и в прочих ухищрениях. Останавливает от этого демотиватор - неизбежность разборки и возможность наказания.
Взаимоотношения людей всегда основаны на определённой степени доверия или подозрительности. Они складываются по мере накопления опыта общения, причём, как правило, индивидуально с каждым.
Момент расплаты - он всегда критичный. Не зря же говорится - считай деньги не отходя от кассы.Иногда приходится наблюдать забавную картину, когда люди пересчитывают купюры, выданные банкоматом. ;-))
Форма авансового отчёта № АО-1 содержит отрывную часть, которая выдаётся работнику с указанием суммы и кол-ва листов приложенных документов. Приложенные документы - на самом авансовом отчёте.
При возникновении спора, бремя доказывания - на работодателе. Ничего лишнего он показать не сможет, изъять тоже не сможет.
Если работник не взял отрывную часть авансового отчёта - его проблемы.
Хех. Надо же. Хоть убей, но не помню об этой отрывной части. Правда, прошло уже очень много лет с тех пор, когда я работал. А мотивации вникнуть не возникало.
Всю жизнь было так, и доселе наблюдаю такое у заказчиков, всё ещё имеющих работников, что работники кидают авансовый отчёт на стол бухгалтера и уходят.
Предполагаю, всё это неспроста. Мало ли что там принёс работник. Срачи из-за надлежащих и ненадлежащих подтверждающих документов обыкновенное дело. А тут у работника стимул принести тот документ, который нужен бухгалтеру.
(Владислав, Вы поражаете меня всесторонностью своих познаний, профэрудицией.)
Их проблемы, пусть страдают. Современные люди поражают меня трепетным отношением к своей личности, ленясь привести своё мышление в порядок. Им проще списать всё на "человеческий фактор", обосновывая своё право на ошибку.
А дело в том, что в отрывной части нет отметки о принятии отчёта, там отметка о "принятии к проверке". Так что факт сдачи отчётности не является закрытием обязательств. Это просто тонкая и непрочная ниточка, по которой потом можно добраться до самих оправдательных документов, когда возникнет бремя доказывания.
Да просто везёт, что попадаются вопросы, с которыми я сталкивался в своей скудной практике.
Думаете, им в школе надо было лучше учиться? :) Я таки предпочитаю любить людей. При всех их безмерных недостатках, об одном из которых Вы упомянули чуть дальше.
Не-не, Владислав, Вы меня не проведёте своей скромностью. :)) При сильном интересе к людям, к 50-ти годам, 30 из которых посвящены юриспруденции, да после лихих 90-х, надо прилагать к себе немалые усилия, чтобы обманываться в людях. Хотя, само собой, ошибка никогда не исключена.
Владислав, я не прощал слишком много лет, чтобы понять — прощать лучше. Прощаю тоже уже много лет и мне это нравится намного сильнее. Бросать пока не собираюсь.
У меня нет причин, результатов жизненных наблюдений, чтобы думать, будто существует какая-то лень. Уверен, это миф. Есть абулия — патологическое безволие, но это симптом психзаболевания. Есть отсутствие мотивации — понимания необходимости телодвижений.
А лень — это миф, придуманный одними людьми для манипуляции другими людьми. Если кто-то убеждает Вас, что Вы ленивы, этот кто-то хочет побудить Вас сделать что-то нужное ему. Но не Вам.
А Вы не с ними? Вы где-то в сторонке? Один или с группой товарищей?
Владислав, откуда у Вас такой флаггелянтизм?
Ошибки, наряду с недостатками, неотъемлемая часть человеческой жизни. То и другое не обязательно вредно, бесполезно. Напр., недостатки в значительной степени (почти полностью) создают индивидуальный рисунок личности. Без недостатков люди были бы безликими изделиями инкубатора.
Предположим, я ошибся с расписанием междугородних автобусов. Сижу на вокзале, пялюсь в планшет. Рядом сидит человек. «Извините, можно поинтересоваться вашим планшетом? Давно присматриваюсь к этим штуковинам, но всё никак не выберу.» Слово за слово, познакомились, потом снова встретились, ещё раз, и крепко подружились. Так ли уж плохо, что я ошибся с расписанием автобусов?
Скажете, надуманная история?
Как-то я совершил ошибку, сильно повредил здоровье. В результате надолго засел один дома. Чтобы как-то занять себя, отвлечься от мучительных болей, да и чтобы не было так тоскливо-одиноко, забурился в почтовую конфу. И познакомился там с первой и единственной женщиной за всю жизнь, которую захотел (взаимно), а сейчас хочу ещё больше, видеть своей женой. В то время как задолго до того поставил жирный крест на своей семейной жизни. Думаете, мне стоит печалиться об ошибке, приведшей к повреждению здоровья?
Владислав, предлагаю Вам изменить взгляд на ошибки и пытаться находить в них хорошее, полезное. :)
Виталий Иванович, мне сложно спорить с конкретными примерами в вопросе фундаментальных принципов. Тут слишком много частных вопросов. А не заложена ли причинно-следственная цепочка ошибки с расписанием автобусов в неконтролируемых последствиях знакомства с этим человеком? На его месте мог оказаться вор-домушник. То, что он вор-домушник - ошибка воспитания, допущенная обществом и его родителями. У родителей не было времени заниматься его воспитанием потому что 12-часовой рабочий день и алкоголизм, что, в свою очередь, является ошибкой работодателя, общества, органов контроля и т.п. Само наличие органов контроля - последствие того, что люди не умеют недопускать ошибки и не давать это делать друг другу. Тот факт, что Вы перепутали расписание междугородних автобусов, может объясняться усталостью, нехваткой времени на внимательное ознакомление с расписанием, потому что Вам пришлось допоздна работать с клиентом, который допустил ошибку, опоздав на встречу. Или ошибка судьи, который задержал заседание, потому что судей мало, а дел много, потому что люди позволяют себе ошибаться, а потом требовать суд всё исправить. И так далее.
Жизнь с не прощаемыми, а с дозволяемыми ошибками превращается в неподконтрольный процесс, бороться с неподконтрольностью которого те немногие, кто предъявляет к себе строгие требования, уже не могут.
Владислав, если для Вас возможно, предлагаю обойтись без споров между нами. В споре рождается только ссора. Мне нравится, как Вы смотрите на мир и как Вы мыслите. Думаю, мне будет под силу пережить наше разномыслие.
«Ибо надлежит быть и разномыслиям между вами, дабы открылись между вами искусные». (1-е Коринфянам 11:19)
Ну и. Почему фундаментальные принципы важнее чувственного опыта?
Ошибки не возникают из ничего, на пустом месте, это всё звенья вселенской причинно-следственной связи. Предполагаю, что на любую ошибку можно посмотреть позитивно.
Предполагаю, что воспитание тут сыграло не самую главную роль. Во всяком случае, у меня нет таких житейских наблюдений. У меня нет причин думать, что ребёнок это tabula rasa, на которой объекты окружающего мира оставляют свои следы и тем самым создают личность. Думаю, что есть ещё кое-что.
Тут мне приходит на ум вот какая параллель. Что бы произошло с Сиддхартхой Гаутамой, если б слуга его отца не допустил ошибку и в результате Сиддхартха не увидел умирающего старика?
И ещё. Откуда на земле зло? Для чего оно нужно? Каково его функциональное назначение?
Стремитесь ли Вы контролировать всё в своей жизни? Что Вы думаете о доктрине «у-вэй»?
Естественно, стремлюсь. По-моему это имманентная обязанность каждого от природы.
Это меньшее зло для тех, о ком я говорил. "Лентяев", которые предпочитают выбирать более простые пути, нежели воспитание себя и устранение поспешности и поверхностности как источников ошибок, проще заставить вовсе не думать, чем учить как думать.
Ну хоть в чём-то у нас с Вами разномыслие. А то я уж было забеспокоился. :))
Долгие годы, десятки лет, я жил в лютом психофизическом напряжении из-за стремления контролировать всё и вся в своей жизни. Пока не пришло понимание того, что это невозможно в принципе.
У меня не получается увидеть этого. Что в людях, что в кошках.
В связи с этим мне нравятся вот какие Библейские слова:
«Не заботьтесь для души вашей, что вам есть и что пить, ни для тела вашего, во что одеться. Душа не больше ли пищи, и тело одежды? Взгляните на птиц небесных: они ни сеют, ни жнут, ни собирают в житницы; и Отец ваш Небесный питает их. Вы не гораздо ли лучше их? Да и кто из вас, заботясь, может прибавить себе росту [хотя] на один локоть? И об одежде что заботитесь? Посмотрите на полевые лилии, как они растут: ни трудятся, ни прядут; но говорю вам, что и Соломон во всей славе своей не одевался так, как всякая из них; если же траву полевую, которая сегодня есть, а завтра будет брошена в печь, Бог так одевает, кольми паче вас, маловеры! Итак не заботьтесь и не говорите: что нам есть? или что пить? или во что одеться? потому что всего этого ищут язычники, и потому что Отец ваш Небесный знает, что вы имеете нужду во всем этом. Ищите же прежде Царства Божия и правды Его, и это все приложится вам. Итак не заботьтесь о завтрашнем дне, ибо завтрашний [сам] будет заботиться о своем: довольно для [каждого] дня своей заботы». (От Матфея 6:25-34)
«Теперь послушайте вы, говорящие: "сегодня или завтра отправимся в такой-то город, и проживем там один год, и будем торговать и получать прибыль"; вы, которые не знаете, что случится завтра: ибо что такое жизнь ваша? пар, являющийся на малое время, а потом исчезающий. Вместо того, чтобы вам говорить: "если угодно будет Господу и живы будем, то сделаем то или другое", - вы, по своей надменности, тщеславитесь: всякое такое тщеславие есть зло». (Иакова 4:13-16)
Что мы вообще контролируем? Не знаю. Понятия не имею. Разве можем мы повлиять на свой нейромедиаторный метаболизм и тем самым приобрести господство над своими нейронами? Разве можем мы повлиять на механизм волевого акта? Каким образом?
Владислав, «у-вэй» («недеяние») не означает бездействие, классическое представление о лени как о возлежании на печи. Скорее это плавание по течению с использованием естественных возможностей.
Вы умный человек, намного умнее меня, и я не хочу сейчас предлагать Вам толкование «недеяния» как нянька предлагает младенцу тюрю. Только предлагаю Вам вникнуть в это понимание. Возможно, Вам станет интересно.
Информация Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ПЗ - 10/2012)":
Исходя из части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов**.Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.
Документы, которыми оформляются операции с денежными средствамиВ связи с утратой силы с 1 января 2013 г. Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" второй абзац части 3 статьи 9 этого Федерального закона не подлежит применению.Вместе с тем после 31 декабря 2012 г. порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами в соответствии и на основании законодательства Российской Федерации. В частности, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12 октября 2011 г. N 373-П, Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19 июня 2012 г. N 383-П.
Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:- приходные и расходные кассовые ордера (формы N КО-1 и КО-2);- кассовая книга (форма N КО-4);- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);- расчетно-платежные и платежные ведомости (формы N Т-49 и Т-53).Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1.
Владислав, ох уж эти толкования Минфина :)Данная "Информация № ПЗ-10/2012" мне известна (еще бы, пользователям К+ о ней и не забыть - в соответствующих документах всегда появляется напоминание о данной "Информации").
Так вот если говорить о 373-П и 383-П, то это: КО-1, КО-2 и т.п. Как Вы правильно указали:
Форма № КО-1, например, это 0310001 (т.е. "в соответствии и на основании" с 373-П). Есть связь между 373-П и той самой унифицированной формой Госкомстата.А между Постановлением Госкомстата № 55 (АО-1) и 373-П связь только словом "авансовый отчет"?Тогда теряется смысл предложения "обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов".
Требуются ведь "формы . установленные в соответствии и на основании других федеральных законов".