Форс-мажоры: почему они возникают, и как их преодолеть?
В толковом словаре написано, что ФОРС-МАЖО́Р (франц. force majeure) – это обстановка, вынуждающая действовать определенным образом, вопреки намерению, плану; обстоятельство, которое невозможно предотвратить или устранить.
Если мы не будем рассматривать юридическое определение этого слова, а возьмем нашу повседневную жизнь, то увидим, что форс-мажоры – это незапланированные звонки, посетители, почта, вдруг возникающие «пожары», которые мы никак не могли предвидеть, а время на них таки приходится тратить. И, в результате, большую часть дня мы занимаемся «не своими» задачами. А та работа, которую нужно было сделать, так и остается нетронутой. Кто из вас попадал в подобную ситуацию? Абсолютно все. И не раз.
Интересно, что многие руководители своим самым большим форс-мажором считают подчиненных. Потому что отвлекают от работы, приносят проблемы, недоработки и срывают сроки. А подчинённые, в свою очередь, самым большим источником непредвиденных задач считают руководителей. Потому что приходят, отвлекают от работы, насыпают сверху задач к и без того безграничному их списку, подбрасывают срочные поручения, сваливают свои недоработки.
Да что там работа. Возьмите личную жизнь. Для родителей форс-мажором зачастую являются дети. Потому что медленно собираются, увлекаются чем-то посторонним, отвлекаются, а иногда очень некстати болеют. Или повседневные частые ситуации: общественный транспорт некстати задерживается, на дорогах пробки, партнеры опаздывают на встречи, знакомые тупо забывают свои обещания, а от их реализации зависело так много…
Специалисты по тайм-менеджменту за последние сто лет проанализировали, сколько же на самом деле в нашей жизни форс-мажора, и увидели, что хаотичности, т.е. того, что никак нельзя было предвидеть, вокруг нас совершенно конкретное количество. Порядка 20-25% событий в нашей жизни никак нельзя спрогнозировать. Что это значит? Что на вопрос: «а что же делать с форс-мажорами?», - ответ очень простой: планировать!
«В смысле, как это планировать форс-мажор?», – спросят многие. «Я же не могу предвидеть, что именно произойдет!». И это правда. Что именно произойдет, вы не знаете, но время на это «непредвиденное» заложить можете!
Технология проста. В среднем, рабочий день у нас занимает 8 часов. 20-25% от 8ми часового рабочего дня – это порядка 1,5-2х часов. Запланировать форс-мажор – это значит оставить в своем расписании порядка 2х часов свободными. И это не должно быть 2 часа одним промежутком времени. Во-первых, зачастую - это откровенная роскошь - оставить в своем расписании два свободных часа. А во-вторых, в этом нет никакой логики. Вы же не знаете, когда именно этот форс-мажор произойдет. Потому «запланировать 2 часа на непредвиденное» – это значит оставить в своем расписании временные зазоры в 15-20-30 минут между вашими ключевыми задачами дня на случай, если что-то пойдет не так! Т.е. запомните правило: никогда не ставьте себе в расписании одну задачу впритык к другой. Например: не назначайте первую встречу на 10:00 (планируя, что на ее проведение уйдёт 1 час), а вторую за ней сразу на 11:00. Между вашими встречами должно быть минимум 15-20 минут, даже если эти встречи проходят на вашей территории, и вам не нужно никуда ехать.
Если же вы планируете весь свой день, а не только рабочие задачи. Я, кстати, рекомендую поступать именно так, потому что форс-мажоры встречаются не только в рабочей, но и в личной жизни. Потому в моем ежедневнике временная линейка на день начинается в 00:00 часов и заканчивается в 23:00. То есть, я планирую все свои сутки – 24 часа. И тогда времени на форс-мажоры нужно запланировать порядка 5-6 часов. Опять-таки, короткими промежутками времени между основными задачами.
Иногда мои клиенты говорят, что в их жизни форс-мажора гораздо больше, чем 20%. Кто-то говорит, что по факту большая половина дня у них уходит на решение непредвиденных задач. Не буду оспаривать. Так как знаю, что во многих сферах деятельности есть специалисты, работа которых заключается в том, чтобы действительно оперативно реагировать. Например, секретарь в приемной. Часть фиксированных задний в ее дне конечно можно и нужно запланировать, но львиная доля ее задач – это оперативное реагирование на указания босса, решение текущих вопросов с посетителями, ответы на звонки и их улаживание.
В этом случае, у меня есть рекомендация: организуйте такой процесс, который называется «хронометраж» или «фотография рабочего дня». Т.е. по ходу дня фиксируйте на бумаге время и задачи, которыми вы в это время занимались. Сделайте такую фиксацию на протяжении недели. 5 рабочих дней будет вполне достаточно, чтобы посмотреть на тенденцию. И в конце недели определите, сколько времени в среднем в течение дня вы решаете задачи, которых в вашем плане не было. 30% времени? 40%? Или действительно более 50%?
Исходя из этих данных, вы сможете четко понимать, сколько времени именно вам нужно отводить на форс-мажор. И все, что вам останется – это строго следовать правилу и ежедневно в расписании оставлять временные промежутки между вашими задачами на форс-мажоры.
Однако, хочу заметить, что на самом деле, то, что люди обычно называют форс-мажорами, в подавляющем большинстве случаев называется так: «забыл», «забил», подумал, что «обойдется», понадеялся, что «пронесет», а оно, блин, не пронесло… Уважаемые, так это на самом деле называется – не форс-мажор! Это называется – неправильное планирование.