Департамент общего аудита по вопросу оформления кассовых документов при ЕНВД
Компания находится на ЕНВД, и не применяет контрольно-кассовую технику в расчетах с покупателями. По требованию покупателя, мы выдаем товарный чек с обязательными реквизитами, согласно закону 54 ФЗ. 1. Должны ли вестись при таком учете какие-то журналы о поступающих денежных средствах за покупки или достаточно приходных кассовых ордеров? 2. Правильно ли мы оформляем прих.ордера и расх. Ордера (прилагаю ПКО, РКО). 3. Так как торговые точки работают в выходные дни, то приход в кассу мы оформляем выходным днем. Верно ли это? Ведь для бухгалтерии – это выходной день.
В соответствии с пунктом 5 статьи 346.26 НК РФ налогоплательщики единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД) обязаны соблюдать порядок ведения расчетных и кассовых операций в наличной и безналичной формах, установленный законодательством Российской Федерации.
Согласно статье 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон № 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
На основании пункта 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ организации, являющиеся налогоплательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных пунктом 2 статьи 346.26 НК РФ, и не подпадающие под действие пунктов 2 и 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать определенные Законом № 54-ФЗ сведения.
Таким образом, Ваша Организация вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю документа, содержащего определенные Законом № 54-ФЗ сведения, по его требованию.
В отношении порядка оформления кассовых документов отметим следующее.
С 1 января 2012 г. вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.11 № 373-П (далее - Положение № 373-П).
В соответствии с пунктом 1.1 Положения № 373-П оно распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка Российской Федерации), а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (далее - юридические лица), на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальные предприниматели).
Таким образом, Ваша организация при осуществлении кассовых операций обязана руководствоваться нормами Положения № 373-П.
Согласно пункту 3.1 Положения № 373-П, прием наличных денег юридическим лицом, в том числе от работников, проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.
В соответствии с пунктом 4.1. Положения № 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.
В силу пункта 5.1 Положения № 373-П для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу 0310004.
Как указано в пункте 5.2 Положения № 373-П, записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.
В соответствии с пунктом 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета. При этом документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Минфин РФ, разъясняя положения Закона № 402-ФЗ в Информации № ПЗ-10/2012, Письмах от 06.05.13 № 03-03-06/1/15770, от 28.01.13 № 03-03-06/1/36, отметил, что по-прежнему обязательны для оформления формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании.
К указанным документам относятся, в частности, документы по учету кассовых операций, которые введены Положением № 373-П.
Из изложенного следует, что Ваша организация обязана, оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вести кассовую книгу. При этом исполнение данных обязанностей, в отличие от применения ККТ, не поставлено в зависимость от применения организацией режима ЕНВД.
На обязанность организаций, не использующих ККТ при приеме наличных денежных средств, вести кассовую книгу указано также в Письме УФНС России по г. Москве от 17.02.12 № 17-26/014135.
Также обращаем Ваше внимание, что Положением № 373-П предусмотрено также оформление:
- книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5)[2];
- расчетно-платежных и платежных ведомостей (формы Т-49, Т-53).
Отметим, что унифицированные формы указанных выше документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
При этом Положением № 373-П не предусмотрено составление каких-либо иных документов (журналов), в том числе тех, в которых бы регистрировалась информация о поступающих в Организацию наличных денежных средствах.
Обращаем Ваше внимание, что Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин.
В частности: журнал кассира-операциониста (КМ-4), журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира операциониста (КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6).
Между тем, учитывая, что Ваша организация при расчете с населением не применяет ККТ, а назначение указанных форм связано с применением ККТ, по нашему мнению, указанные формы документов Вы вправе не применять.
Подводя итоги вышеизложенному, Ваша Организация при приеме наличных денежных средств обязана:
- оформлять приходный кассовый ордер;
- по требованию покупателя выдавать ему документ (товарный чек, квитанцию или другой документ), подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), содержащий определенные Законом № 54-ФЗ сведения;
- вести кассовую книгу, в которую вносятся, в том числе записи о поступивших денежных средствах.
Вопрос 2: Правильно ли мы оформляем прих.ордера и расх. Ордера (прилагаю ПКО, РКО).
Вами представлены заполненные образцы приходного и расходного кассовых ордеров (далее – ПКО и РКО).
Указания по заполнению ПКО и РКО утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 (далее – Указания).
В соответствии с Указаниями ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
РКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
По нашему мнению, представленные Вами ПКО и РКО составлены с соблюдением указанных правил их заполнения.
При этом обращаем Ваше внимание на следующее.
Пунктом 3.3 Положения № 373-П установлено требование оформлять приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег по окончании проведения кассовых операций для случая ведения кассовых операций с применением ККТ.
Вместе с тем аналогичного порядка оформления приходного кассового ордера для случая осуществления наличных расчетов без применения ККТ с выдачей документа, подтверждающего прием денежных средств, Положением № 373-П не установлено.
Таким образом, из буквального прочтения норм Положения № 373-П следует, что при приеме наличных денежных средств без применения ККТ Ваша Организация должна оформлять ПКО на каждую полученную сумму наличных.
В таком случае, если Ваша Организация будет оформлять один ПКО на всю сумму поступившей за день наличной выручки, мы не можем исключить риск возникновения претензий со стороны контролирующих органов.
Отметим, что на сегодняшний день отсутствуют какие-либо разъяснения и арбитражная практика по данному вопросу.
Также хотелось бы обратить Ваше внимание, что Указаниями предусмотрено ведение Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3), который применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно - платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно - платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Между тем, Положением № 373-П обязанность по ведению журнала регистрации ПКО и РКО не предусмотрена.
Таким образом, по нашему мнению, отсутствие указанного журнала не повлечет возникновения каких-либо негативных последствий для Вашей организации.
Вопрос 3: Так как торговые точки работают в выходные дни, то приход в кассу мы оформляем выходным днем. Верно ли это? Ведь для бухгалтерии – это выходной день.
В соответствии с пунктом 3.1 Положения № 373-П прием наличных денег юридическим лицом, в том числе от работников, производится по приходным кассовым ордерам.
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пункт 5.2 Положения № 373-П).
Пунктом 6.1 Положения № 373-П установлено, что юридическое лицо, в частности, обеспечивает внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег).
Пунктом 3.3 Положения № 373-П установлено требование оформлять приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег по окончании проведения кассовых операций для случая ведения кассовых операций с применением ККТ. Вместе с тем, как было указано ранее, аналогичного порядка оформления приходного кассового ордера для случая осуществления наличных расчетов без применения ККТ с выдачей документа, подтверждающего прием денежных средств, Положением № 373-П не установлено.
Таким образом, из указанных норм следует, что оформление приходного кассового ордера и внесение записи в кассовую книгу производится при приеме наличных, то есть датой получения выручки продавцом-кассиром.
Обращаем Ваше внимание, что оформление ПКО позднее, чем день фактического получения наличной выручки, может привести к привлечению Организации к ответственности по части 1 статьи 15.25 КоАП РФ.
Так, согласно нормам указанной статьи нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Имеется многочисленная арбитражная практика, свидетельствующая о том, что неотражение выручки в кассовой книге в день поступления свидетельствует о ее неоприходовании (Постановления 8 ААС от 15.08.12 № А75-2647/2012; 15 ААС от 09.07.12 ; 15АП-7404/2012, от 13.06.12 № 15АП-5862/2012; ФАС ДВО от 18.01.10 № Ф03-8062/2009; ФАС ВСО от 10.11.09 № А33-441/2009; ФАС СЗО от 10.12.09 № А56-13469/2009).
В тоже время, в некоторых судебных решениях несвоевременное отражение выручки в кассовой книге с задержкой в несколько дней не признается неоприходованием наличности (Постановления 1 ААС от 04.06.12 № А11-12599/2011; 9 ААС от 06.02.13 № 09АП-40090/2012.).
Таким образом, оформление приходного кассового ордера на наличную выручку датой передачи в главную кассу может привести к спорам с контролирующими органами, и правомерность своей позиции Вашей организации придется доказывать в суде.
Учитывая неоднозначную арбитражную практику по данному вопросу, предугадать исход судебного разбирательства при этом не представляется возможным.
В отношении подписей работников бухгалтерии на ПКО в выходной день отметим следующее.
Как следует из пункта 2.1 Положения № 373-П кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:
бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер);
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Таким образом, нормы Положения № 373-П позволяют возложить обязанность по оформлению кассовых документов на любого работника Организации путем издания соответствующего распорядительного документа.
Применительно к рассматриваемой ситуации Ваша организация вправе назначить указанное лицо из числа работников, путем оформления соответствующего приказа, наделив его правом оформлять и подписывать кассовые документы в дни, которые являются выходными для работников бухгалтерии.
На основании изложенного, можно сделать следующие выводы:
1. При приеме наличных денежных средств Ваша организация в обязательном порядке должна оформлять ПКО и вести кассовую книгу;
2. Представленные Вами ПКО и РКО составлены в соответствии с нормами действующего законодательства. При этом, по нашему мнению, исходя из норм пункта 3.3 Положения № 373-П, ПКО должен составляться на каждую сумму полученных наличных средств;
3. ПКО на полученную выручку должен составляться в день получения выручки. Если указанный день является выходным для работников бухгалтерии, Организация вправе назначить иное ответственное лицо, которое будет оформлять кассовые документы.
[1] Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
[2] В соответствии с пунктом 2.4 Положения № 373-П при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег.