Как сделать выписку из трудовой книжки, для чего ее берут?
Сотрудникам предприятия иногда могут потребоваться дубликаты документов о трудоустройстве.
Отдел кадров выдает копию трудовой книжки, или выписку, на основании заявления работника и резолюции руководства. Данный бланк предоставляет информацию не о всей трудовой деятельности, а об ее определенном периоде.
Законодательное подспорье
Выписку предоставляют в нескольких случаях:
- для оформления банковского займа или ипотеки (вместе со справкой о доходах);
- для расчета и начисления пенсионных выплат;
- для оформление загранпаспорта.
Российское законодательство регламентирует выдачу документа согласно ст. 62 Трудового Кодекса, по которой он оформляется в трехдневный срок.
В некоторых случаях служащий может не уведомлять работодателя о том, для каких целей нужны сведения. Право работника на доступ к информации о своем трудоустройстве (копия документов) указана в ст. 89 Трудового Кодекса. Согласно п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также Трудовому кодексу, выписка предоставляется бесплатно по заявлению сотрудника.
Составление документа
Копия данных о трудоустройстве за определенный период времени выдается на фирменном бланке предприятия, заверенном печатью. На нем указываются следующие данные:
- название компании (как полное, так и сокращенное);
- юридический адрес организации с почтовым индексом;
- номер налогоплательщика, присвоенный предприятию;
- контактная информация – телефоны, факс и адрес электронной почты.
Внизу прописывается дата, ставится пометка «копия верна».
Форма выписки – стандартная для всех предприятий:
- название документа указывается по центру бланка;
- после него прописывается серия и номер книжки;
- следующие записи (в столбик, с новой строки) – ФИО сотрудника, дата рождения, образование, занимаемая должность;
- реквизиты компании (или печать) указываются в верхнем углу справа;
- под записями данных о сотруднике указывается дата выдачи копии документа о трудоустройстве;
- после них – таблица, аналогичная графам в трудовой. В нее вписывают данные, нужные работнику. Нельзя нарушать хронологический порядок дат приемов и увольнений. Обязательно условие – наличие номеров и дат приказов об увольнении с должности и приеме на работу. При необходимости указываются поощрения и взыскания.
В последней строке текста нужно указать «работает по настоящее время». Если документ имеет несколько листов, каждый из них нумеруется и заверяется оригинальной печатью компании. Готовая выписка заверяется личной подписью работника кадрового отдела и печатью.
Как грамотно составить должностную инструкцию финансового менеджера – смотрите здесь.
Порядок оформления
- Для начала сотрудник организации пишет заявление на имя руководителя. Тело документа – это текст, в котором должна быть высказана просьба о выдаче выписки. При необходимости сообщается, зачем она нужна. Обязательно указывается ФИО работника, отдел, где он работает, дата и подпись. Заявление передается руководителю организации.
- Согласие последнего выдается только после рассмотрения просьбы. В зависимости от внутреннего регламента предприятия согласие/несогласие указывается в письменном виде на самом заявлении или в виде печати.
- При положительном ответе на просьбу на заявлении указывается дата ознакомления с ним и подпись вышестоящего руководства. Резолюция предусматривает назначение исполнителя распоряжения руководителя. Чаще всего эти функции исполняет сотрудник отдела кадров, ответственный за учет и хранение трудовых.
- Для этого представителями делопроизводства составляется приказ. Его номер устанавливают в порядке очередности, а дату – днем, когда выдается выписка. Распорядительная часть документа предусматривает полное наименование должности, ФИО работника отдела кадров, выдающего бумагу. Приказ подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью и передается в кадровый отдел.
Юридические тонкости
Сотрудник компании, получивший выписку, должен проверить правильность ее заполнения:
- на каждой странице документа имеется подпись работника кадровой службы, его фамилия и инициалы, а также дата выдачи;
- на каждой из страниц находится печать компании;
- все страницы заверяются подписью начальника отдела кадров;
- обязательно указывается «копия верна»;
- на местах сшивания документа проставлена печать отдела кадров.
Копия данных о трудоустройстве может быть заполнена от руки или создана при помощи оргтехники. Документ действителен в течении одного календарного месяца. При увольнении сотрудника или при переводе его на другую должность выписка считается недействительной.