Использование табелей учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени в Business Central можно использовать в для отслеживания отсутствия, а также для отслеживания времени и ресурсов, затраченных на проект. Управление временем позволяет на раннем этапе выявлять проблемы, а также избегать задержек или перерасходов средств. Табели учета рабочего времени позволяют быстро создавать для ресурсов отчеты об использовании временем отдельным пользователем или машиной, что облегчает просмотр и распределение менеджером. В этой статье описывается процедура создания табеля учета рабочего времени, определения видов работ, заполнения табеля учета рабочего времени и его отправки на утверждение.
Можно скопировать и использовать в табеле строки планирования работы. В этом способе необходимо только ввести информацию для одного места, и информация в строке всегда будет правильной.
После утверждения операций табеля для задания можно выполнять их учет в соответствующем журнале заданий или журнале ресурсов.
Прежде чем использовать табели, необходимо настроить общую информацию и указать администратора и одного или нескольких утверждающих табелей. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.
Начиная с волны 2 выпуска 2021 года вы можете управлять назначенными табелями учета рабочего времени на мобильном устройстве. Однако, возможно, вашему администратору потребуется включить Обновление компонента: новый интерфейс табелей учета рабочего времени на странице Управление функциями, чтобы использовать эту возможность. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.
Создание табелей учета рабочего времени
Можно использовать пакетное задание Создать табели учета рабочего времени, чтобы настроить табели для определенного количества периодов времени или недель. Затем владелец табеля может открыть его и записать время, которое было затрачено на задание. Вы также можете запланировать автоматический запуск пакетного задания.
Вы должны иметь права на создание табелей. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.
Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
На странице Табели учета рабочего времени выберите действие Создать табели учета рабочего времени.
Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
Поля Использовать табель и Код пользователя владельца табеля должны быть заполнены в карте для ресурса табеля.
При желании выберите действие Расписание, чтобы указать, как часто вы хотите, чтобы задача запускалась автоматически. Например, чтобы настроить выполнение задачи еженедельно в течение четырех недель, на странице Запланировать отчет — создать табели учета рабочего времени установите в поле Формула даты следующего запуска значение 4W. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование выполнения отчета.
Нажмите кнопку ОК.
Можно просматривать табели, созданные вами, на странице Табели учета рабочего времени. Каждый табель учета рабочего времени состоит из одной или нескольких строк, которая определяет время, которое вы хотите отправить на утверждение. В следующей таблице описаны типы строк, которые можно добавить в табель учета рабочего времени.
Поле Описание Используйте, чтобы добавить примечание или отметку в поле Описание строки табеля учета рабочего времени. Например, это поле можно использовать для категоризации операций табеля. Если оставить поле Тип пустым для строки табеля, то нельзя ввести значения времени в поля дней недели в этой строке. Отсутствие Используйте для регистрации времени, в течение которого вы отсутствуете во время рабочей недели. Чтобы предоставить информацию для строки, укажите тип отсутствия в поле Код причины отсутствия. Заказ на сборку Используется для регистрации времени для заказов на сборку. Строка табеля данного типа создается во время учета строк заказа на сборку, для которых ресурс настроен на использование табелей. Невозможно вручную выбрать строку этого типа. Работа Используйте для регистрации распределения времени для проекта. Чтобы предоставить информацию для строки, укажите номер работы и номер рабочего задания, время за которое вы хотите зарегистрировать. Можно регистрировать время для строк, которые не вошли в план. Ресурс Используйте для регистрации распределения времени для ресурса. Чтобы предоставить информацию для строки, введите описание работы. Сервис Используйте для регистрации распределения времени для сервисной кредит-ноты или сервисного заказа.
Например, чтобы отправить табель рабочего времени для рабочей недели, когда вы большую часть дней работали над уборкой, но у вас был один выходной из-за посещения врача, вы должны добавить строки, как показано в следующей таблице.
Тип Описание Код вида работы Код типа отсутствия Ресурс Рабочие часы Уборка Отсутствие Выходной Здоровье Мне пришлось взять выходной во вторник из-за приема у врача.
В этом гипотетическом примере вы затем должны зарегистрировать соответствующие часы в соответствующие дни в полях для каждого дня недели.
В большинстве случаев у вашей компании есть предопределенные типы работы для различных типов строк. В таких случаях вы просто выбираете соответствующий тип работы из списка, а затем добавляете свое собственное описание.
Выберите вид работы, выбрав кнопку в поле Описание, выбрав действие Сведения о действии, а затем указав его на открывшейся странице или выбрав его в поле Код типа работы или Код типа отсутствия соответственно. В этом случае вы можете игнорировать раздел Определение видов работ и добавление вида работ в табель.
Повторное использование строк табелей в других табелях
Если ваши сведения о табеле учета рабочего времени остаются прежним от периода времени к периоду времени, можно сохранить время, копируя строки из предыдущего периода времени. Затем необходимо просто ввести свое время работы для нового периода.
- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
- Откройте табель дата периода, более позднего, чем период для существующего табеля со строками.
- Выберите действие Копировать строки из предыдущих табелей.
Строки копируются, включая подробную информацию, такую как тип и описание. Например, если данная строка связана с работой, то поле Код работы копируется. Все скопированные строки имеют статус Открыто. Теперь строки можно изменять, как требуется.
Копирование строк планирования работ в табель учета времени
Далее описывается процедура создания быстрого добавления строк планирования работы в табель.
- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
- На странице Табели учета рабочего времени выберите табель учета рабочего времени для соответствующего периода времени.
- Выберите действие Создать строки из планирования работ. Все строки планирования заданий в периоде времени табеля копируются в табель для лица или машины в поле Номер ресурса табеля учета рабочего времени.
Определение видов работ и добавление вида работ в табель
Можно определить тип работы для всех строк табелей для сервисных заказов, рабочих заказов и ресурсов. Таким образом можно добавить информацию, которая необходима, чтобы выставить счет клиенту за различные типы работ.
- На странице Табели учета рабочего времени выберите соответствующий табель.
- В первой строке в разделе Строки выберите поле Тип, а затем выберите соответствующий тип, например Ресурс.
- Выберите поле Описание, а затем на странице Сведения о ресурсе строки табеля учета рабочего времени заполните поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
- В случае отсутствия видов работ, выберите действие Создать.
- На странице Типы работ заполните поля по мере необходимости, затем вернитесь к табелю учета рабочего времени.
Аналогичные шаги применяются к определению кодов отсутствия.
Заполнение строк табелей и отправка на утверждение
Регистрация табеля отслеживается в часах (стандартной базовой единице измерения для ресурсов). По умолчанию в табеле отображаются общие рабочие дни с понедельника по пятницу.
Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
Выберите табель учета рабочего времени на соответствующий период.
Заполните поля в строке по мере необходимости. Введите количество часов, использованных ресурсом, для каждого дня недели.
В большинстве случаев для отслеживания работы вы добавляете строку типа Ресурс, а затем регистрируете часы, потраченные каждый день. Если вы хотите зарегистрировать отсутствие, вы добавляете строку типа Отсутствие.
Можно просмотреть общее количество часов, которые вы ввели на информационной панели Сводка по фактическим и бюджетным суммам.
Повторите шаг 3 для других видов работ, которые выполняет ресурс.
Затем вы должны решить, хотите ли вы отправить все строки в табеле учета рабочего времени или хотите отправить отдельные строки.
Чтобы отправить табель для одной или нескольких строк, выберите соответствующую строку, а затем выберите действие Отправить.
На странице отправки выберите вариант Только выбранные строки. Строка меняет состояние с Открыто на Отправлено.
Чтобы отправить табель учета рабочего времени для всех открытых строк, выберите действие Отправить в верхней части страницы Табель учета рабочего времени.
Вам будет предложено подтвердить, что вы хотите отправить все открытые строки в текущем табеле учета рабочего времени.
Вы можете отправлять только строки табеля, для которых введено время.
Чтобы изменить информацию в строке, для которой установлено значение Представляется, выделите строку и выберите действие Открыть.
Менеджер может отклонить строку табеля, которая представлена на утверждение. Если строка имеет статус Отклонено, вы можете внести изменения в строку, а затем выбрать Отправить еще раз.
Нажмите кнопку ОК.
Утверждение или отклонение табеля
Табель должны быть отправлен для утверждения, прежде чем его можно будет использовать. Можно принимать или отклонять отдельные строки в табеле либо отправлять обратно для выполнения дополнительного действия. Табель может быть утвержден двумя способами:
- Администратор табелей может утвердить любой табель.
- Лицо, указанное в поле Код пользователя, утверждающего табель в карточке ресурса, может утвердить табели этого ресурса. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.
- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени для менеджера, а затем выберите связанную ссылку.
- Выберите табель в списке.
- На странице Табель учета рабочего времени,
- Выберите действие Обработка, затем выберите действие Утвердить.
- Выберите действие Все отправленные строки, чтобы утвердить все строки, или действие Только выбранные строки для утверждения только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.
Используйте информационные панели Статус табеля и Сводка по фактическим и бюджетным суммам для общего просмотра сведений о табеле учета рабочего времени.
После утверждения или отклонение табеля его нельзя изменить, пока он не будет повторно открыт. В следующей процедуре объясняется, как повторно открыть утвержденный или отклоненный табель.
Повторное открытие табеля
Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени для менеджера или Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
Откройте табель из списка.
Повторно можно открыть только строки с состоянием Одобрено. Невозможно повторно открыть строки со статусом Отклонено. Невозможно повторно открыть табель, если он был учтен.
На странице Табель учета рабочего времени выберите действие Открыть повторно, затем выберите действие Все отправленные строки для повторного открытия всех строк или действие Только выбранные строки для повторного открытия только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.
Нажмите кнопку ОК. Статус строки или строк табелей изменяется на Представляется.
Просмотр и утверждение табелей учета рабочего времени по работе
Для данной работы можно определить лицо, ответственное за эту работу. Данная информация связана со строками табелей учета рабочего времени и может использоваться для создания списка табелей учета рабочего времени, который менеджер должен просмотреть и утвердить. Например, менеджер команды проекта может быть ответственными за некоторые задачи в вашей организации. В этом случае, менеджер должен быть обозначен как Ответственное лицо в карточке работы. В этом представлении сведений о табеле учета рабочего времени можно просмотреть рабочие задания, связанные с задачей и использованное количество часов.
Чтобы утверждать табели учета времени в окне Табели учета рабочего времени для менеджера по работам, необходимо сначала выбрать вариант Табель учета рабочего времени по утверждению работы на странице Настройка модуля "Ресурсы". Дополнительные сведения см. в разделе Настройка ресурсов.
Утверждение или отклонение табеля учета рабочего времени по заданиюВ поле Поиск введите Управление табелями учета рабочего времени по заданию, а затем выберите связанную ссылку. Business Central отображает список строк табеля учета рабочего времени, связанных с заданиями, за которые вы отвечаете.
Выберите действие Утвердить, затем выберите действие Все отправленные строки для утверждения всех строк или действие Только выбранные строки для утверждения только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.
Можно одобрять только те табели, которые имеют состояние Отправлено.
Чтобы предоставить дополнительную информацию об утверждении или отклонении, выберите действие Связанный, затем выберите Комментарии, а потом Комментарии к строке и введите комментарии.
Нажмите кнопку ОК.
После утверждения или отклонение строки табеля по заданию ее нельзя открыть повторно или изменить в окне Табель учета рабочего времени.
Учет строк табеля в журнале ресурсов
После утверждения операций табеля для ресурса можно выполнять их учет в соответствующем журнале ресурсов.
- Выберите значок, введите Журналы ресурсов, а затем выберите связанную ссылку.
- Выберите действие Предлагать строки из табелей.
- На странице Предложить строки журнала ресурсов заполните требуемые поля.
- Нажмите кнопку ОК. Операции для использования создаются в журнале ресурсов, в котором можно изменить информацию как нужно.
- Выберите действие Учет.
- Чтобы проверить учет, выберите действие Книга операций. Открывается страница Книга операций по ресурсам с результатом учета журнала ресурсов.
Учет строк табеля в журнале работ
После утверждения операций табеля для работы можно выполнять их учет в соответствующем журнале работ.
Выберите значок, введите Журналы работы, а затем выберите связанную ссылку.
Выберите действие Предлагать строки из табелей.
На странице Предложить строки журнала работ заполните требуемые поля.
Нажмите кнопку ОК. Операции для использования создаются в журнале работ, в котором можно изменить информацию как нужно.
Информация о типе работы и о том, оплачивается ли эта работа, копируется из строки табеля. Если необходимо, можно сократить количество и выполнить частичный учет. Если уменьшить количество, то в следующий раз при выборе действия Предлагать строки из табелей создаваемая строка будет содержать остаток часов.
Выберите действие Учет.
Чтобы проверить учет, выберите действие Книга операций. Открывается страница Книга операций по работам с результатом учета журнала ресурсов.
Архивирование табелей
После учета табелей их можно поместить в архив для обращения в будущем. Все строки табелей необходимо учесть, прежде чем табель можно будет поместить в архив.
Примечание. Когда архивируется табель учета рабочего времени, он удаляется из списков на страницах Табели учета рабочего времени и Управление табелями учета рабочего времени.
- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
- Выберите действие Переместить табели учета рабочего времени в архив.
- На странице Переместить табели учета рабочего времени в архив заполните поля, как требуется, и нажмите кнопку ОК.
- Чтобы просмотреть архивированные табели учета рабочего времени, выберите значок, введите Архивы табелей учета рабочего времени или Архивы табелей учета рабочего времени для менеджера, а затем выберите связанную ссылку.
См. также
Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).
Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).