Учет расчетов с подотчетными лицами
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на субсчетах счета 372 в разрезе физических лиц:
в национальной валюте на счете 3721,
в иностранной валюте 3722.
Валюта расчетов определяется первым документом "сделки". То есть, если подотчетнику выдавался аванс, то валюта подотчета определяется валютой кассы. Если же первым был отчет о затраченных средствах, то в нем по кнопке "Цены и валюта" и определяется валюта подотчета.
Отражение хозяйственных операций
В типовом решении предусмотрены такие виды операций по расчетам с подотчетными лицами.
Выдача денежных средств в подотчет - оформляется документом "Расходный кассовый ордер" с видом операции "Выдача денежных средств подотчетнику". Валюта подотчета определяется счетом кассы в документе. Если указан счет "301" - это подотчет в гривне, а если "302" - в иностранной валюте, которую нужно выбрать в документе. Выдача денег подотчетному лицу с карт-счета отражается документом " Платежное поручение исходящее " с видом операции "Перечисление денежных средств подотчетнику".
Возврат подотчетным лицом в кассу предприятия неизрасходованных подотчетных сумм - оформляется документом "Приходный кассовый ордер" с видом операции "Возврат денежных средств подотчетником". Валюта документа должна совпадать с валютой выдачи денежных средств.
Отчет о затраченных подотчетных суммах - оформляется документом "Авансовый отчет".
Рис.29. Авансовый отчет
Валюта документа определяется по кнопке "Цены и валюта". Если был выдан аванс, то валюта отчета должна совпадать с валютой аванса. В типовой конфигурации предусмотрено отражение таких видов затрат подотчетных сумм:
Закупка ТМЦ - указывается на закладке "Товары",
Получение у поставщика тары на условиях возврата - указывается на закладке "Тара",
Оплата поставщику за товары, работы, услуги и так далее - указывается на закладке "Оплата",
Прочие затраты хозяйственной деятельности, в том числе командировочные, - указывается на закладке "Прочее".
Данные, указанные в табличной части "Авансы" влияют на формирование печатной формы отчета. Суммы, указанные здесь будут отражаться в реквизите "Всего получено". Если же деньги авансом выдавались, но в табличной части не указана ссылка на платежный документ, то сумма аванса будет отражаться в реквизите "Остаток предыдущего аванса".
Информация о закупленных подотчетным лицом материальных активах фиксируется в табличной части "Товары". По данным этой табличной части формируются проводки в дебет счета ТМЦ, указанного в документе, с кредита субсчета 372 счета (счет расчетов с подотчетными лицами). Указание поставщика и договора, в основном, нужно для регистрации ожидаемого налогового кредита по НДС. От имени этого контрагента будет для данной операции закупки регистрироваться полученная налоговая накладная.
Оприходовать материальные ценности можно на оптовый склад, а если учет в рознице ведется по ценам приобретения, то и на розничный склад. Документ не предназначен для формирования проводки торговой наценки, и не предназначен для работы со складом вида "НТТ".
Информация о получении возвратной тары подотчетным лицом фиксируется в табличной части "Тара". По данным этой закладки регистрируется только задолженность перед поставщиком, указанным в табличной части. Стоимость тары не включается в затраты подотчетного лица, а проводка формируется по дебету счета учета тары с кредитом счета поставщика. Это связано с тем, что операции с возвратной тарой не предполагают оплаты за нее.
Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются в табличной части "Оплата". Сумма фиксируется в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатилось с поставщиком и в валюте взаиморасчетов , указанной в договоре поставщика. При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком.
Такие расходы подотчетного лица, как командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин, услуги ксерокопирования и прочее отражаются в табличной части "Прочее".
В типовом решении автоматизировано отслеживание нормы расходов на командировку (суточные) в соответствии с НКУ.
Рис.30. Расходы на суточные по нормативам
Для корректного отнесения суточных (командировочных) на расходы, учитываемые при определении налогооблагаемой прибыли, в пределах установленных граничных норм следует включить флаг "Это суточные" в строке табличной части "Прочее". Кроме того, нужно указать период и количество суток командировки и установить признак, если командировка зарубежная. При этом автоматически рассчитывается сумма суточных только в пределах норм в поле "Сумма суточных (н/у), если расходы не относятся к нехозяйственной деятельности. Суммы граничных норм устанавливаются в регистре сведений " Параметры налогового учета ".
В бухгалтерском же учете вся сумма будет отнесена на указанный в табличной части счет затрат в корреспонденции с субсчетом 372 счета.
Указание контрагента и договора в табличной части используется подсистемой учета НДС (аналогично тому, как выше описано по товарам).
По кнопке "Печать" формируется печатная форма, утвержденная приказом ГНА Украины от 23 декабря 2010 г. №996 "Про затвердження Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання".