Электронные больничные листы в 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения
С 1 июля согласно Федеральному закону 86-ФЗ россияне могут оформлять больничный лист в том числе и в электронной форме. Такой документ имеет такую же юридическую силу, что и бумажный вариант.
16 октября 2017 года был выдан юбилейный, 50 000-й электронный больничный. Событие произошло в Центральной республиканской больнице Ардатовского района Республики Мордовия.
Взаимодействие бухгалтеров с ФСС через 1С по поводу электронного больничного происходит теперь намного проще. Существенно сократилось количество ошибок, связанных с некорректным переносом информации из заполненных от руки бумажных больничных листков.
Потеря больничного как документа практически невозможна благодаря использованию в работе программы «1С: Отчетность». Вся информация хранится в электронном виде на сервере ФСС.
Электронный больничный: как он работает?
Если ваш сотрудник заболел или получил травму, ему необходимо, как и обычно, обратиться в медучреждение. Когда придет время закрывать больничный, лечащий врач выдаст работнику не бумажный бланк, а номер электронного документа.
С этим номером ваш сотрудник и придет в бухгалтерию. Все данные по листку нетрудоспособности к этому моменту попадут в ФСС и будут отображаться в личном кабинете организации на сайте cabinets.fss.ru. Имея всю информацию на руках, Фонд социального страхования не откажет в зачете пособия.
- лечебное учреждение при выдаче сотруднику листка нетрудоспособности отправляет всю информацию о нем в ФСС;
- работодатель при предъявлении сотрудником этого больничного получает по номеру листка все его данные из ФСС непосредственно из программы;
- по полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие;
- работодатель отправляет информацию по рассчитанным листкам нетрудоспособности обратно в ФСС.
Механизм работы с электронными больничными на примере 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения ред. 1.0
1. Больничный лист.
При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию:
- организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
- сотрудника;
- номер листка нетрудоспособности.
По кнопке ЭЛН ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.
Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе данных.
2. Реестр в ФСС
В журнале документов Реестры пособий для обмена данными ФСС по кнопке Добавить создаем новый документ, с выбором операции Реестр данных ЭЛН заполняемый работодателем.
В открывшемся окне нового реестра можно получить данные двумя способами Заполнить и Добавить. По кнопке Заполнить программа сформирует список всех больничных листов, которые не отправлялись в ФСС. По кнопке Добавить пользователь может самостоятельно выбрать необходимый больничный лист. Нажимаем Отправить реестр данных ЭЛН в ФСС - выбранные больничные листы будут отправлены в ФСС.
Для автоматического обмена с ФСС в конфигурации пользователя должна быть настроена 1С: Отчетность или Обмен с ФСС. Настроить это можно в справочнике Учреждение на закладке Документооборот.
Подключить сервис 1С-Отчетность и настроить обмен с ФСС можно обратившись к специалистам Первого БИТа.
Что делать, если работодатель не участвует в программе электронного документооборота с ФСС?
С 1 июля 2017 года законодательно закреплено положение о том, что листки нетрудоспособности медучреждение может выдать не только в бумажном варианте, но и в электронном виде. Но как быть, если сотрудник оформил электронный больничный, а организация-работодатель не зарегистрирована в личном кабинете ФСС?
Сотрудник, не зная, может ли технически работодатель оформлять листки нетрудоспособности в электронном виде, представил врачу заявление на выдачу электронного больничного. В подобной ситуации у работодателя отсутствует возможность его заполнения.
ФСС России в письме от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462 отметил, что в описанном случае медучреждение заменит сформированный электронный листок нетрудоспособности на обычный.
Во избежание таких ситуаций работодателю целесообразнее проинформировать сотрудников (например, письмом по учреждению), есть ли у них возможность выбора формы больничного листа.
Получить доступ к формированию электронного больничного такие работодатели могут, в частности, через личный кабинет на сайте ФСС России. Доступ к личному кабинету осуществляется при наличии логина и пароля к Единому порталу государственных и муниципальных услуг (см. информацию ФСС России).
Организация не обязана подключаться к личному кабинету на сайте cabinets.fss.ru. Штрафов за использование бумажных листков пока не предусмотрено. Однако, если Вы считаете переход на электронную систему преждевременным, задумайтесь над ее преимуществами:
- Электронный документ проще обрабатывать. Не нужно следить, какого цвета ручка, где стоит печать, не ошибся ли врач при заполнении. ФСС не откажет в расходах по больничному из-за того, что текст в бланке выцвел и стал нечитаемым.
- Не нужно проверять подлинность листка. Виртуальный бланк отправляется по шифрованным защищенным каналам. Подделать его практически невозможно. Подписывается бланк цифровыми подписями больницы и врача.
- Виртуальный документ проще хранить. На него не прольют чай, его не проткнут дыроколом и не разорвут по ошибке.
Как проверить подлинность бумажного больничного?
Пока и Вы и/или клиника, где лечится сотрудник, не зарегистрированы в электронной системе ФСС, придется иметь дело с бумажными больничными. К сожалению, эти листки иногда подделывают.
Проверяйте бумажные больничные по следующим критериям:
- Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
- Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
- Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
- Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
- Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатаны, без различий в контрастности и цвете.
- Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.
Для простого возмещения выплат сотрудникам, рекомендуем компаниям воспользоваться системой электронных больничных и завести личный кабинет на cabinets.fss.ru.
Нуждаетесь в консультации и помощи квалифицированных специалистов?
Позвоните нам прямо сейчас! Эксперты «Первого БИТа» помогут Вам найти оптимальное решение любых задач!
Хотите получать подобные статьи по четвергам? Быть в курсе изменений в законодательстве? Подпишитесь на рассылку